Политика конфиденциальности и обработки персональных данных

Редакция черновика: [ДАТА РЕДАКЦИИ]. Версия документа: [ВЕРСИЯ, напр. 0.1-черновик].

1. Оператор и область действия

1.1. Оператором персональных данных является [ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ЮРЛИЦА-ОПЕРАТОРА], БИН [БИН], адрес: [ЮРИДИЧЕСКИЙ АДРЕС] (далее — «Оператор»).

1.2. Политика описывает обработку персональных данных при использовании SaaS-сервиса AIDIR (в интерфейсе также может отображаться как AIDIR) на сайте и в приложении по адресу [ адрес СЕРВИСА] (далее — «Сервис»).

1.3. Политика разработана с учётом Закона Республики Казахстан «О персональных данных и их защите» и иных применимых НПА РК. Это черновик — финальная редакция подлежит согласованию с юристом.

2. Какие данные обрабатываются

2.1. В зависимости от сценария Оператор может обрабатывать:

• данные регистрации и профиля: имя, email, пароль (в хешированном виде), телефон (если указан);
• данные организации Заказчика: наименование, БИН, город, платёжные и контактные сведения для выставления счетов;
• технические данные: IP-адрес, идентификаторы сессии, тип устройства / браузера, журналы безопасности и аудита;
• контент, который пользователи добровольно загружают в Сервис (клиенты, документы, сообщения и т.п.) — в объёме, необходимом для оказания услуг SaaS;
• данные обращений в поддержку: содержание переписки и вложения.

2.2. Оператор не требует предоставления специальных категорий данных, за исключением случаев, когда Заказчик сам размещает такие данные в Сервисе — ответственность за правовые основания в этом случае лежит на Заказчике как на контролёре своих данных клиентов/сотрудников.

3. Цели и правовые основания

3.1. Цели обработки включают:

• регистрацию, аутентификацию и администрирование учётных записей;
• предоставление доступа к тарифам и модулям Сервиса;
• выставление счетов, учёт оплат и исполнение публичной оферты;
• обеспечение безопасности, предотвращение злоупотреблений;
• связь по сервису (уведомления, поддержка), а при отдельном согласии — маркетинговые сообщения;
• исполнение требований законодательства РК.

3.2. Основания: согласие субъекта; необходимость исполнения договора (оферты); законные интересы Оператора в пределах, допустимых законом; обязанности по НПА РК — [УТОЧНИТЬ ЮРИСТОМ ПО КАЖДОЙ ЦЕЛИ].

4. Место хранения и трансграничная передача

4.1. Место хранения персональных данных (провайдер и регион центра обработки данных) указывается в договоре с Заказчиком: [ПРОВАЙДЕР / РЕГИОН ЦОД — ПОДТВЕРЖДАЕТ ВЛАДЕЛЕЦ].

4.2. Трансграничная передача персональных данных осуществляется только при наличии правовых оснований, предусмотренных законодательством РК, и с соблюдением требований к защите: [ПЕРЕЧЕНЬ СЛУЧАЕВ / ЗАПРЕТ ПО УМОЛЧАНИЮ].

4.3. Отдельные вспомогательные сервисы (email-доставка, мониторинг ошибок и т.п.) подключаются только после оценки соответствия и указания в утверждённой редакции: [СПИСОК ОБРАБОТЧИКОВ].

4.4. Искусственный интеллект

4.4.1. AI-функции Сервиса (AI Director, поиск по базе знаний, подготовка документов, скрининг резюме, распознавание документов и голоса) используют внешних провайдеров Google (Gemini) и Groq. Другие AI-провайдеры не используются.

4.4.2. Перед отправкой текста провайдеру сервер AIDIR заменяет псевдонимами имена сотрудников, контактов, кандидатов и пользователей, названия компаний Заказчика, его клиентов и поставщиков, а также телефоны, адреса электронной почты, ИИН и БИН, номера банковских карт и денежные суммы. Таблица соответствия существует только в памяти сервера на время запроса, провайдеру не передаётся и не сохраняется; ответ модели восстанавливается на сервере AIDIR.

4.4.3. Ограничения: изображения документов при распознавании и голосовые записи передаются провайдеру без замены; имена третьих лиц, которых нет в данных организации, распознаются только по шаблонам (телефон, email, ИИН/БИН и т.п.).

4.4.4. Каждый запрос к AI-провайдеру записывается в журнал: организация, функция, провайдер, модель, объём запроса, количество замен и контрольная сумма. Текст запроса в журнал не записывается.

4.4.5. AI-скрининг кандидатов по умолчанию выключен. Его включает владелец организации в настройках AI, подтверждая наличие согласий кандидатов на трансграничную передачу данных.

5. Сроки хранения

5.1. Данные хранятся столько, сколько необходимо для целей обработки и требований законодательства (в т.ч. бухгалтерский и налоговый учёт), после чего удаляются или обезличиваются, если иное не требуется НПА.

5.2. Ориентировочные сроки (подлежат уточнению юристом):

• учётная запись — пока активна + [N месяцев/лет] после удаления / запроса;
• платёжные и первичные документы — в сроки, установленные налоговым и бухгалтерским законодательством РК;
• журналы безопасности — [N месяцев].

6. Меры защиты

6.1. Оператор применяет организационные и технические меры: разграничение доступа, шифрование каналов (HTTPS), хеширование паролей, журналирование значимых действий.

6.1.1. Шифрование. Ключи и пароли интеграций (мессенджеры, 1С, почта, вебхуки и т.п.) хранятся зашифрованными по алгоритму AES-256-GCM. Файлы сотрудников (HR-документы) и кандидатов хранятся зашифрованными AES-256-GCM ключом организации, который сам зашифрован главным ключом. Ключи шифрования хранятся отдельно от данных и поддерживают плановую замену (ротацию).

6.1.2. Резервные копии базы данных и файлов шифруются перед отправкой в отдельное хранилище резервных копий; восстановление регулярно проверяется.

6.2. Доступ сотрудников и подрядчиков — по принципу необходимости для исполнения обязанностей, на основании обязательств о конфиденциальности.

7. Права субъекта персональных данных

7.1. Субъект вправе получать сведения об обработке, требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных при наличии оснований, отзывать согласие (если обработка основана на согласии), а также использовать иные права, предусмотренные Законом РК о персональных данных.

7.2. Запросы направляются на [ @… / почтовый адрес]. Срок ответа: [в сроки, установленные законом / N рабочих дней].

7.3. Пользователи организации-Заказчика по вопросам данных, которые Заказчик загрузил о своих клиентах или сотрудниках, в первую очередь обращаются к Заказчику; Оператор содействует в пределах роли обработчика SaaS.

8. Файлы куки и аналогичные технологии

8.1. Сервис может использовать необходимые cookie для сессии и безопасности, а также — при наличии согласия или иной правовой основы — аналитические инструменты: [ОПИСАТЬ / ОТКЛЮЧИТЬ].

9. Изменение политики

9.1. Актуальная редакция публикуется на этой странице. Существенные изменения доводятся до сведения пользователей разумным способом (уведомление в Сервисе и/или email), если это требуется законом или договором.

10. Контакты Оператора

• Наименование: [ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ]
• БИН: [БИН]
• Адрес: [АДРЕС]
• Email: [ email ДЛЯ ЗАПРОСОВ ПО ПДн]
• Телефон: [ТЕЛЕФОН]